Lorsque l’on se lance dans la création et la gestion d’une entreprise ou d’une activité indépendante, rédiger une facture est souvent une opération délicate. Bien rédiger une facture suppose en effet de suivre un certain formalisme et des mentions légales sont obligatoires. Comment rédiger une facture ? Ce que vous devez savoir.
Rédiger une facture, quelles mentions légales ?
Éditer et remettre une facture à un client est une obligation légale qui concerne toutes les formes d’entreprise, y compris les micro-entrepreneurs. En principe, la facture doit être rédigée dès la réalisation de la vente ou l’effectuation de la prestation de service.
Pour qu’elle soit conforme à la loi, une facture doit comporter des mentions légales obligatoires. Elles sont les suivantes :
- Coordonnées du vendeur ou du prestataire de service : nom et adresse du vendeur raison sociale et siège social de la société
- Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf les auto-entrepreneurs, exemptés de TVA)
- Coordonnées du client : nom, adresse, raison sociale et siège social pour une société
- Forme juridique de la société du vendeur ou du prestataire ainsi que leur dénomination sociale respective – dans le cas d’une société
- Montant du capital social de l’entreprise
- Numéro d’identification SIRET et mention de l’inscription au RCS accompagnée du nom de la ville où se situe le greffe du tribunal de commerce du vendeur ou prestataire de services
- Numéro de la facture, numérotation unique et selon une séquence chronologique continue
- Date d’émission de la facture
- Date de réalisation de la vente ou d’effectuation de la prestation de services
- La quantité et de la dénomination précise des biens vendus ou la description précise de la prestation de service accompagnés du prix unitaire hors taxes
- Les éventuels rabais, remise ou ristourne accordés
- Le taux de TVA applicable
- Le montant de la TVA à payer
- La date à laquelle le règlement doit avoir lieu
- Taux des pénalités de retard
- Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
Sur quel support doit-on éditer une facture ?
Pour éditer une facture en bonne et due forme, deux supports sont acceptés : un format papier ou un format électronique. Dans le second cas, après avoir rédigé la facture à l’aide d’un logiciel ad hoc ou simplement d’un logiciel de traitement de texte, le mieux est de l’éditer en format PDF, avant un envoi par email.
La facture est une obligation légale, ce qui implique qu’elle doit être remise à l’acheteur même s’il n’en fait pas la demande. Elle doit également bien entendu être conservée. Aussi, afin d’assurer un niveau élevé de sécurité et surtout d’authenticité, la facture électronique doit faire l’objet d’une signature électronique.
Pour gérer efficacement l’édition et la conservation de factures, plusieurs possibilités existent : le facturier papier mais aussi un tableau du type excel. Plus onéreux mais très efficace, le logiciel de facturation est une excellente solution. Il existe d’ailleurs des versions simples et gratuites.
Sachez enfin qu’un délai légal de conservation de la facture existe : il est d’au moins trois ans à compter de la date de la vente ou de la prestation de services. D’un point de vue fiscal, ce délai est porté à 6 ans. Aussi, il est conseillé de conserver les factures pour une durée de dix ans.
